«Die Anrede ‹Sehr geehrte› ist veraltet»
Wie stelle ich sicher, dass meine Botschaft im Geschäftsbrief beim Empfänger ankommt? Und welche Anrede ist heute noch zeitgemäss? Corinne Dubacher*, Dozentin der Textagentur etextera, über das richtige Schreiben im Geschäftsalltag.
Redaktion/Interview: Textagentur etextera
Corinne Dubacher, ist die Anrede: «Sehr geehrte….» heute noch zeitgemäss?
Nein, die Anrede ist veraltet. Und doch sieht man sie noch häufig. Grundsätzlich ist daran zwar nichts falsch, aber es gibt zeitgemässere Begrüssungsformeln, die genauso höflich sind – wie etwa «Guten Tag» oder «Grüezi». Besonders im E-Mail-Verkehr ist die Anrede «Liebe/r» momentan sehr populär – wahrscheinlich weil sie Nähe suggeriert. Im Bewerbungsschreiben würde ich darauf achten, die Anrede dem Empfänger anzupassen. Bewirbt man sich für einen Job in der Kreativ-Branche, darf es ein «Liebe/r» oder ein «Grüezi» sein. Für die Bewerbung bei einer Amtsstelle hingegen würde ich nach wie vor auf das altbewährte «Sehr geehrte …» setzen.
Und wie sieht es bei der Grussformel aus? Macht es einen Unterschied, ob ich «mit freundlichen Grüssen», «besten Grüssen» oder «herzlichen Grüssen» schliesse?
Beim Gruss gilt das gleiche Prinzip wie bei der Anrede: Er sollte der Beziehung zum Empfänger angepasst sein. Pflegt man ein freundschaftliches Verhältnis sind «liebe Grüsse» nie verkehrt. Schreibt man jemandem zum ersten Mal, sind «viele», «schöne», «freundliche», «beste» oder «herzliche Grüsse» angebracht. Wichtig finde ich auch, dass die Grussformel zur Persönlichkeit des Schreibenden passt. Ich zum Beispiel schreibe selten «herzliche Grüsse» weil mir das zu «herzig» ist. Lieber verwende ich «beste» oder «liebe» Grüsse.
«Mit freundlichen Grüssen» gilt ebenfalls als verstaubt
Von welchen Formulierungen sollten wir uns unbedingt verabschieden?
Von mittelalterlichen Grussformeln, wie etwa «Mit hochachtungsvollen Grüssen». Diese sieht man tatsächlich noch, wenn auch selten. «Mit freundlichen Grüssen» ist ebenfalls verstaubt, aber wers mag, kann es weiter verwenden.
Welches sind die häufigsten Fehler beim Schreiben im Geschäftsalltag?
Floskeln sollte man vermeiden, weil sie nicht aussagekräftig sind und den Satz unnötig verlängern. Ausserdem ist eine aktive Sprache verständlicher als passive Formulierungen. Grundsätzlich viele Verben statt Nomen verwenden, das macht den Brief leicht lesbar und kurzweilig. Anstatt «Wir werden diesen Antrag einer Prüfung unterziehen» also lieber schreiben «Wir prüfen Ihren Antrag».
Was gilt es beim Aufbau von Schriftstücken zu beachten?
Unbedingt auf lange und umständliche Einführungssätze verzichten und dafür gleich zu Beginn sagen, um was es geht, was man bietet und was die Vorteile sind. Am Schluss sollte man den Leser auffordern, etwas zu tun – sei dies ein Rückruf, ein Formular ausfüllen oder auf einen Link klicken.
Und wie stelle ich sicher, dass meine Botschaft beim Empfänger ankommt?
Indem ich ihm auf Augenhöhe begegne und mich klar und verständlich ausdrücke – freundlich, aber nicht anbiedernd. Es ist dasselbe wie bei einem persönlichen Gespräch: Man versucht, einen gemeinsamen Nenner zu finden, ansonsten funktioniert der Austausch nicht optimal.
Eine Sprache definieren, die zur Unternehmenskultur passt
Sollten sich Geschäftsbriefe von der Formulierung am Stil des Kunden orientieren?
Das Unternehmen sollte vor allem eine Sprache definieren, die zur Unternehmenskultur passt. Dabei gilt es festzulegen, wie man gegen Aussen auftreten will und wahrgenommen werden möchte. In E-Mails lässt sich die Sprache je nach Empfänger anpassen; bei einem Serienbrief hingegen geht dies schlecht. Umso wichtiger ist eine allgemein verständliche Sprache ohne Floskeln. Grundsätzlich gilt: Eine an den Empfänger angepasste Schreibweise erscheint zwar zunächst aufwändiger, fördert aber die individuelle Kundenbeziehung.
Für etextera bietest du Workshops an über Schreiben im Geschäftsalltag. Was fragen die Teilnehmenden dabei am meisten nach?
Die Bedürfnisse unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Darum wird auch jeder Kurs optimal auf die Wünsche des Kunden angepasst. Nach einer kurzen theoretischen Einführung ins verständliche Schreiben geht es im Workshop vor allem ums Üben. Und zwar dort, wo sich das Unternehmen verbessern möchte. Wir texten Newsletter, E-Mails an diverse Empfänger, Werbebriefe, Briefe an Lieferanten, Absagen an Bewerber, Artikel für Mitarbeiterzeitschriften und vieles mehr.
Zur Person
*Corinne Dubacher ist freischaffende Texterin, Bloggerin sowie Dozentin bei der Textagentur etextera. Dort bietet Sie unter anderem Workshops an in Verständlich Schreiben im Geschäftsalltag.