«Das Hauptproblem sind unvorbereitete Teilnehmer»

Redaktion/Interview: Textagentur etextera

Herr Jakob, die meisten Besprechungen sind zu lang, zu öde und demotivierend. Weshalb?

Weil oft ein klares Ziel fehlt, die Präsentation langweilig ist oder die Agenda überfrachtet. Das Hauptproblem aber sind unvorbereitete Teilnehmer.

Inwiefern?

Meist verschickt der einladende Vorgesetzte im Vorfeld zwar die Agenda – aber diese überfliegen Teilnehmende oft nur. Weil alle davon ausgehen, «der Chef erzählt im Meeting sowieso nochmal, um was es geht und setzt keine Vorbereitung voraus». So erscheinen sie unverrichteter Dinge zur Sitzung. Tatsächlich gibt der Leiter meist erst einen Überblick, anstatt sofort in die Diskussion einzusteigen. Das aber zieht Meetings unnötig in die Länge.

Wie lässt sich dies ändern?

Zunächst lautet die Frage: Was ist Ziel der Sitzung? Sind 20 Minuten Einwegkommunikation geplant, muss sich nichts ändern. Soll aber eine Diskussion und kritische Auseinandersetzung erfolgen, braucht es Verbindlichkeiten, die der Chef konsequent einfordern muss – etwa was die Vorbereitung angeht. Im Idealfall geht er in der Sitzung nicht mehr auf die im Vorfeld verschickten Dokumente ein, sondern fasst nur kurz zusammen und beantwortet mögliche Fragen. Die Theorie sollte vorausgesetzt werden, so dass gleich mit der Diskussion gestartet werden kann.

Was gegen notorische Zuspätkommer hilft

Was viele Teilnehmende unvorbereitet treffen würde.

Ja, ein-, zweimal werden die Besprechungen sehr unproduktiv sein, aber dann funktioniert es. Dies ist ein Lernprozess. Was übrigens auch für notorische Zuspätkommer gilt – noch so ein Übel bei Sitzungen. Einer meiner ehemaligen Lehrer verliess einfach mal das Zimmer, nachdem die Klasse Minuten nach Unterrichtsbeginn immer noch nicht vollzählig war. Das wäre eine Möglichkeit für Sitzungsleiter. Oder die Tür abschliessen und mit dem Meeting beginnen – so, wie in der Oper. Alles Möglichkeiten, um die Sitzung verbindlicher zu machen.

Gibt es heute zu viele Meetings?

Ja, eindeutig. Und die meisten sind völlig ineffizient. Interessanterweise haben die Mitarbeitenden trotzdem oft das Gefühl, nicht informiert zu sein und beklagen die schlechte interne Kommunikation. Das erlebe ich als Berater immer wieder. Dennoch kommen sie unvorbereitet in Besprechungen und lassen sich nur berieseln. Doch gerade um die passiven Teilnehmer muss der Sitzungsleiter sich kümmern.

Von acht Teilnehmenden einer Sitzung äussern sich mindestens drei nie

Und wie?

Von acht Teilnehmenden einer Sitzung äussern sich mindestens drei nie. Diese gilt es einzubeziehen, sie zu fragen: «Was meinen Sie dazu?» Es ist wichtig, das Team als Ganzes wahrzunehmen und nicht immer nur auf dieselben zu fokussieren, die sich ohnehin zu Wort melden. Ein guter Moderator hat dies im Blick. Genauso wie übrigens auch die Zeit.

Wie meinen Sie das?

Ein Meeting, das auf eine Stunde angesetzt ist, darf nicht länger dauern. So signalisiert der Leiter, dass er sich an die Vorgaben hält. Wissen die Teilnehmenden hingegen, dass jedes Mal überzogen wird, sind sie von Anfang an demotiviert. Wichtig ist auch, ein Protokoll mit den Beschlüssen anzufertigen, damit besprochene Aufgaben nicht verpuffen, sondern umgesetzt werden. Dies ist ebenfalls eine Verbindlichkeit, die sich beim nächsten Meeting abfragen lässt. Bei allem geht es dabei nämlich auch um die Glaubwürdigkeit des Chefs.

Zur Person
*Beat Jakob ist Inhaber von Beat Jakob – Beratung und Training. Sein Angebot umfasst Karriereplanung, Bewerbungs- und Führungscoaching, Kundenberater-Training sowie Teamentwicklung und Personalrekrutierung. Der Unternehmensberater war 30 Jahre in verschiedenen Funktionen in der Finanzbranche tätig und verfügt über langjährige eigene Führungs- und Managementerfahrung.