Darauf müssen Sie beim E-Mail-Schreiben unbedingt achten.

E-Mails im Geschäftsalltag zu schreiben, gehört für die meisten zur täglichen Routine. Dennoch werden nirgends so viele Fehler gemacht wie bei der elektronischen Korrespondenz.

Sieben Fehler, die Sie bei Ihren beruflichen E-Mails vermeiden sollten:

1. «Antwort an alle»
Wer genau soll Ihr E-Mail erhalten? Achten Sie darauf, Nachrichten ausschliesslich an Adressaten zu schicken, die ihr Mail auch wirklich angeht. Ansonsten erzeugen Sie nur elektronischen Müll, der die Postfächer Unbeteiligter verstopft.

2. Betreffzeile, die keiner versteht
Vermeiden Sie «Re: AW: Re: AW: Re: AW: Termin am Freitag». Aussagekräftig und konkret muss die Betreffzeile sein. Schliesslich wollen Sie, dass Ihre Nachricht schnell gelesen und beantwortet wird. Sorgen Sie also dafür, dass der Adressat sofort weiss, um was es geht.

3. Unangemessene Anrede
Halten Sie sich bei der Anrede an den Umgangston, den Sie sonst mit dem Empfänger pflegen. Die Anrede komplett entfallen zu lassen, ist kein guter Stil. Schliesslich fallen Sie in das Büro eines Kollegen auch nicht grusslos mit der Tür ins Haus.

4. Flapsiger Ton, langes Drum-rum-Gerede
Obwohl schnell geschrieben, ist ein Mail ein Geschäftsdokument, in dem eine gewisse Etikette zu wahren ist. Geschäftspartner sehen es meist nicht gern, wenn der Inhalt unübersichtlich ist. Kommen Sie deshalb schnell auf den Punkt, damit der Empfänger nicht ewig lesen muss.

5. Emoticons und Ironie ;-)
Smileys und Co. wirken unprofessionell und haben in geschäftlichen E-Mails nichts zu suchen. Auch auf Ironie sollten Sie gänzlich verzichten – bei schriftlichem Austausch führt dies sonst schnell zu Missverständnissen.

6. Tipp- und Rechtschreibfehler
Ärgerlich, aber schnell passiert: Buchstabendreher, Vertipper und Rechtschreibfehler. Vereinzelt verzeihbar, gehäuft nervig und nicht mehr leserlich. Abhilfe bieten Rechtschreibprogramme oder eine zweite Person, die das Mail vor Versenden nochmals liest.

7. Signatur vergessen
Bei wem soll sich die angeschriebene Person nochmal melden? Richtig, bei Ihnen! Und wie lautet gleich Ihre Telefonnummer? Auch bei der fünften Antwort in Folge, muss der Angeschriebene Ihre Kontaktdaten schnell finden können. Deshalb immer die Signatur einfügen.

Inhalt/Redaktion: etextera, Agentur für Text und Design

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