So verfassen Sie eine perfekte Abwesenheitsnotiz
Eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz sagt mehr als ihr knapper Inhalt. Sie pflegt das Image und gibt den Empfänger:innen ein gutes Gefühl. Erfahren Sie, wie Sie auch während Ihren Ferien oder einer Kurzabwesenheit am Arbeitsplatz einen professionellen Eindruck hinterlassen.
Nur noch die Abwesenheitsnotiz schreiben und ab ins verlängerte Wochenende oder in die wohlverdienten Ferien? Die Abwesenheitsnotiz ist eine wichtige Visitenkarte des Unternehmens. Ist sie verständlich geschrieben, fühlen sich Kund:innen gut aufgehoben. Und dies, obwohl ihre Anliegen nicht sofort erledigt werden. Ist sie kurz angebunden oder unverständlich formuliert, interpretieren Empfänger:innen sie womöglich als unfreundlich. Worauf Sie achten sollten:
Anrede
Häufig fehlt bei Abwesenheitsnotizen die Anrede; eine Begrüssung ist jedoch Pflicht. Im Zweifelsfall lieber förmlich als flapsig formulieren.
Was die Empfänger:innen wissen müssen
Ein Dank für das erhaltene E-Mail, Informationen, wann der Betreffende wieder zu erreichen ist, sowie die Kontaktdaten der Vertretung (falls vorhanden) gehören zwingend in die Abwesenheitsnotiz. Statt «Ich bin von XY bis XY nicht da» lieber «Ab dem XY bin ich wieder da» schreiben – dies ist positiv formuliert und weist darauf hin, wann die Kund:innen auf die abwesende Person zählen kann. Berufliche Gründe für die Abwesenheit (Besuche einer Messe oder eines Kongresses) können erwähnt werden, private Gründe (z. B. Krankheit) hingegen nicht.
Der Gruss
Wie die Begrüssung beim Einstieg gehört der Gruss zum Abschluss ebenfalls dazu; genauso wie die vollständige Signatur.
So lieber nicht
Ich bin bis xx. yy auf Dienstreise und lese meine E-Mails nur sporadisch. In dringenden Fällen erreichen Sie mich aber unter der Telefonnummer ...
Ein klassisches Eigentor, denn natürlich empfindet jeder sein Anliegen als dringend. Entfernen Sie die Handynummer daher besser auch aus der Signatur, wenn Sie nur für Chef oder Kolleg:innen erreichbar sein wollen.
Aber so
Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich gönne mir eine kurze Auszeit. Am 16. März bin ich wieder voller Elan für Sie da. Gerne beantworte ich dann Ihr E-Mail.
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