Wissen Sie, ...

15.02.20


... wie Sie die perfekte Abwesenheitsnotiz formulieren?



Nur noch die Abwesenheitsnotiz schreiben und ab ins verlängerte Wochenende? Die Abwesenheitsnotiz ist eine wichtige Visitenkarte des Unternehmens. Ist sie verständlich geschrieben, fühlen sich Kunden gut aufgehoben. Und dies obwohl ihre Anliegen nicht sofort erledigt werden. Ist sie kurz angebunden oder unverständlich formuliert, interpretieren Empfänger sie womöglich als unfreundlich. Worauf Sie achten sollten:

Anrede
Häufig fehlt bei Abwesenheitsnotizen die Anrede; eine Begrüssung ist jedoch Pflicht. Im Zweifelsfall lieber förmlich als flapsig formulieren.

Was der Empfänger wissen muss
Ein Dank für das erhaltene E-Mail, Informationen, wann der Betreffende wieder zu erreichen ist, sowie die Kontaktdaten der Vertretung (falls vorhanden) gehören zwingend in die Abwesenheitsnotiz. Statt «Ich bin von XY bis XY nicht da» lieber «Ab dem XY bin ich wieder da» schreiben – dies ist positiv formuliert und weist darauf hin, wann der Kunde auf den Mitarbeiter zählen kann. Berufliche Gründe für die Abwesenheit (Besuche einer Messe oder eines Kongresses) können erwähnt werden, private Gründe (z.B. Krankheit) hingegen nicht.

Der Gruss
gehört zum Abschluss ebenfalls dazu; genauso wie die vollständige Signatur.

So lieber nicht
Ich bin bis xx. yy auf Dienstreise und lese meine E-Mails nur sporadisch. In dringenden Fällen erreichen Sie mich aber unter der Telefonnummer ...

Ein klassisches Eigentor, denn natürlich empfindet jeder sein Anliegen als dringend. Entfernen Sie die Handynummer daher besser auch aus der Signatur, wenn Sie nur für Chef oder Mitarbeitende erreichbar sein wollen.

Aber so
Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich gönne mir eine kurze Auszeit. Am 16. März bin ich wieder voller Elan für Sie da. Gerne beantworten ich dann Ihr E-Mail.

Inhalt/Redaktion: etextera, Agentur für Text und Design

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