Damit Mitarbeitende nicht schon in der Probezeit kündigen: Auf die Einarbeitung kommt es an!

26.07.21


Begrüssung, Ansprechpersonen, Zugänge – wer in ein neues Unternehmen kommt, muss eingearbeitet werden. Beim sogenannten Onboarding hapert es allerdings oft an grundlegenden Dingen. Elena Hubschmid-Vierheilig*, Dozentin an der ZHAW, weiss, worauf es ankommt.


Redaktion/Interview: etextera, Agentur für Text und Design

Frau Hubschmid-Vierheilig, weshalb lohnt es sich für Unternehmen, Ressourcen wie Zeit und Geld in das Onboarding neuer Mitarbeitender zu investieren?
Zunächst gibt es die psychologische Komponente: Wir möchten einfach, dass Menschen einen guten Start haben. Aus Unternehmenssicht kommt ausserdem hinzu: Eine erfolgreiche Einarbeitungsphase schlägt sich unmittelbar auf die Performance nieder – auf die der neuen Mitarbeitenden, aber auch auf die jener, die beim Einarbeiten eingebunden sind. 

Was genau verstehen Sie unter Performance?
An der ZHAW definieren wir Performance als Motivation multipliziert mit Kompetenz und Organisation. An der Motivation hängt also ziemlich viel. 

Standardmässig gehören zur Integration neuer Mitarbeitender etwa ein einsatzbereiter Computer sowie eingerichtete Zugänge. Auch ein Begrüssungsgespräch mit der Führungskraft darf nicht fehlen. Was braucht es sonst noch?
Der Prozess muss vor allem gut strukturiert sein, und zwar die ganze Zeit. Onboarding beginnt am ersten Tag im neuen Job und endet am letzten Tag der dreimonatigen Probezeit. Ebenfalls essenziell sind regelmässige Feedbackrunden mit involvierten Personen.

Hapert es am ersten Tag noch mit der IT, ist das nicht so schlimm

Eine Studie der Online-Stellenbörse Stepstone zeigt jedoch: Mehr als ein Drittel der befragten rund 10 000 Fach- und 3000 Führungskräfte hat schon erlebt, dass am ersten Arbeitstag die nötige Ausstattung nicht vorhanden gewesen ist. Nur die Hälfte der Fachkräfte wurde vom Vorgesetzten willkommen geheissen, bei einem Sechstel war das Team gar nicht über den Neuzugang informiert. Hapert es am ersten Tag noch ein wenig mit der IT, ist das nicht so schlimm. Die Kommunikation muss jedoch stimmen! Dazu gehört etwa die Begrüssung durch den Vorgesetzten; auch wichtige Ansprechpersonen müssen bekannt sein. Die im Einarbeitungsprozess involvierten bestehenden Mitarbeitenden sollten ebenfalls wissen, was von ihnen erwartet wird, und nicht erst in letzter Sekunde darüber informiert werden. Dies sorgt sonst schnell für schlechte Stimmung.

Gelingt Onboarding nicht, ist die Gefahr gross, dass neue Mitarbeitende das Unternehmen noch während der Probezeit verlassen.
Genau. Was dann ebenfalls zulasten der bisherigen Mitarbeitenden geht, die die entstandene Lücke schliessen müssen. Tatsächlich ist das Risiko dafür recht gross. 

Weshalb?
Viele Unternehmen haben Onboarding lange vor sich hergeschoben – weil sie darin keinen Return on Investment sahen und ihnen die Kosten oder Zusatzbelastungen für vorhandene Mitarbeitende zu hoch waren. Hinzu kommt: Während der Probezeit setzt bei neuen Mitarbeitenden oft ein Realitätsschock ein. Sie erkennen beispielsweise, wo die Probleme liegen oder dass das spannende Projekt, das ihnen in Aussicht gestellt worden ist, doch nicht zustande kommt. Umso wichtiger ist eine gute Begleitung in dieser Phase.

Zielgruppengerechte Onboarding-Programme sind gefragt

Sind grosse Konzerne dabei im Vorteil?
Ja, diese verfügen oft über fertige Onboarding-Produkte, die sie zielgruppengerecht aufbereiten. Es gibt nicht dieselbe Einführungspräsentation für alle neuen Mitarbeitenden, sondern ganz unterschiedliche Programme – je nach Fachbereich, Funktion und kulturellem Hintergrund. KMU hingegen arbeiten viel weniger zielgruppenorientiert, dort gibt es noch viel Nachholbedarf. 

Inwiefern müssen sich Onboarding-Programme in den nächsten Jahren weiterentwickeln?
Corona hat grosse Veränderungen ausgelöst. So haben Unternehmen festgestellt, dass viele Dienstreisen nicht nötig sind und sich durch Videokonferenzen ersetzen lassen. Dies schlägt sich auch auf die Struktur und die Umsetzung von Onboarding-Programmen nieder. Gewisse fachliche Infos lassen sich auch hier gut digital aufbereiten. Für andere Elemente hingegen braucht es physische Räume – etwa wenn es um Führungskultur und Networking geht. Es gilt also, die optimale Kombination zu finden zwischen digitalem und physischem Onboarding. Bekommen digitale Tools mehr Bedeutung, wird Onboarding zudem effizienter und damit auch kostengünstiger. Das von vielen Unternehmen häufig angebrachte Argument «Onboarding ist zu teuer» entfällt somit. 

Wird eine gute Integration und Einarbeitung neuer Mitarbeitender auch in Zukunft wichtig bleiben?
Auf jeden Fall! Angesichts des Fachkräftemangels und des Aufwands für Rekrutierung läuft in Unternehmen nichts ohne gutes Onboarding.

 

Zur Person
* Elena Hubschmid-Vierheilig ist Dozentin an der ZHAW School of Management and Law in Winterthur und leitet dort das Modul Human Capital Management. In der Praxis war sie u. a. für das konzernweite Onboarding in einem internationalen Unternehmen mit Sitz in Zürich zuständig.

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