Geschäftsbericht oder Jahresbericht: Daran müssen Sie denken – in 8 Schritten zum Erfolg
Das Erstellen eines Geschäftsberichts oder Jahresberichts erfordert mehr als nur das Sammeln von Zahlen. Ein Bericht ist ein zentrales Kommunikationsinstrument, das Sie strategisch planen und gezielt umsetzen müssen. In acht Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie den Bericht professionell gestalten und Ihre Zielgruppen wirkungsvoll ansprechen.
Die Saison der Geschäftsberichte und Jahresberichte steht vor der Tür. Viele Unternehmen sind dabei, ihren Jahresrückblick vorzubereiten. Ein Geschäftsbericht oder ein Jahresbericht ist weit mehr als eine Ansammlung von Zahlen – er ist ein zentrales Kommunikationsinstrument und Aushängeschild für Investor:innen, Kund:innen und Mitarbeitende. Damit der Bericht seine volle Wirkung entfaltet, müssen Sie an einige Punkte denken. In diesem Beitrag führen wir Sie durch die wichtigsten Schritte, damit Sie Ihren Geschäftsbericht oder Jahresbericht professionell und effizient umsetzen.
1. Zeitplan und Projektmanagement – alles unter Kontrolle
Ein Geschäftsbericht erfordert sorgfältige Planung. Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan, der alle Schritte umfasst: vom Zusammenstellen der Daten bis zur Publikation. Definieren Sie dabei wichtige Meilensteine klar: Wann sind die Finanzdaten fertig? Wann erfolgt die erste Entwurfsphase? Wer gibt Feedback? Und wie viel Zeit ist für Korrekturen und Überarbeitungen eingeplant?
Koordinieren Sie die Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen – besonders mit der Finanzabteilung, die die relevanten Daten liefert. Binden Sie auch das Grafik- und Designteam sowie externe Dienstleister, wie Texter:innen, Lektorat, Übersetzung oder Korrektorat frühzeitig ein, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
2. Zielgruppenanalyse – wer liest Ihren Geschäftsbericht?
Bevor Sie loslegen, sollten Sie genau wissen, wer Ihre Zielgruppen sind und welche Informationen für sie wichtig sind. Ein Investor interessiert sich für andere Inhalte als Kund:innen. Wo die Zielgruppe einen tieferen Einblick in die Finanzlage und die strategische Ausrichtung des Unternehmens erwartet, wünscht sich eine andere eher Informationen über Nachhaltigkeit, Innovationen oder spannende Projekte.
Stellen Sie sicher, dass Sie den Bericht klar strukturieren, damit jede Zielgruppe die relevanten Inhalte schnell findet. Ein Geschäftsbericht oder Jahresbericht kann durchaus für verschiedene Zielgruppen interessant sein – Sie müssen ihn nur richtig adressieren.
3. Storytelling und Kommunikationsstrategie – Geschichten, die Sie schreiben
Nehmen Sie dem Geschäftsbericht das trockene und zahlenlastige Image. Nutzen Sie die Gelegenheit, Geschichten aus Ihrem Unternehmen zu erzählen, die Sie im Geschäftsjahr beschäftigt haben und einen roten Faden durch den Bericht ziehen. Welche Herausforderungen hat das Unternehmen gemeistert? Welche Erfolge haben Sie gefeiert?
Durch Storytelling wird Ihr Bericht informativer, emotionaler und lebendiger. Ihre Leserschaft möchte wissen, was und wer hinter den Zahlen steckt. Kommunizieren Sie, wie Sie Ihre Vision und Ihre Unternehmenswerte einhalten und leben, klar und konsistent. So wird der Bericht zur Visitenkarte Ihres Unternehmens.
4. Finanzielle und nicht-finanzielle Inhalte – die richtige Mischung
Neben der Präsentation der finanziellen Lage erwarten viele Leser:innen auch Informationen über die nicht-finanziellen Aspekte des Unternehmens. Dazu gehören beispielsweise Nachhaltigkeit, soziale Verantwortung, Unternehmensführung oder besondere Projekte und Innovationen.
Achten Sie darauf, dass Sie diese Inhalte ebenso klar und gut verständlich präsentieren wie die Finanzdaten. Eine gut ausbalancierte Mischung macht Ihren Geschäftsbericht abwechslungsreich und relevant für eine breitere Zielgruppe.
5. Rechtliche und regulatorische Anforderungen – keine Fehler erlaubt
Geschäftsberichte müssen informieren und den rechtlichen Anforderungen entsprechen. In der Schweiz sind Unternehmen beispielsweise verpflichtet, nach den Vorschriften des Obligationenrechts (OR) zu berichten. Grössere Unternehmen müssen möglicherweise auch internationale Standards wie IFRS oder Swiss GAAP FER einhalten.
Vergewissern Sie sich, dass der Bericht alle rechtlichen Vorgaben erfüllt und von einer Wirtschaftsprüfung oder einer anderen Instanz geprüft worden ist, falls dies erforderlich ist. Das gibt Sicherheit und vermeidet spätere rechtliche Probleme.
6. Design und Layout – der erste Eindruck zählt
Die visuelle Gestaltung Ihres Geschäftsberichts oder Jahresberichts ist nicht zu unterschätzen. Ein ansprechendes Design hilft dabei, komplexe Informationen leichter verständlich zu machen. Setzen Sie auf übersichtliche Grafiken, Tabellen und Infografiken, um Daten visuell aufzubereiten und so auch weniger finanzversierte Leser:innen abzuholen.
Achten Sie darauf, dass das Design zu Ihrem Corporate Design passt und die Werte Ihres Unternehmens widerspiegelt. Die Gestaltung soll professionell wirken und das Markenbild stärken. Denken Sie zudem an die Barrierefreiheit, gerade wenn Sie den Bericht digital veröffentlichen.
7. Druck, digital oder beides – das passende Medium
Entscheiden Sie frühzeitig, ob der Geschäftsbericht gedruckt oder nur digital veröffentlicht wird – oder beides. Ein gedruckter Bericht ist greifbar und wirkt oft hochwertiger, doch ein interaktiver Online-Bericht bietet zusätzliche Möglichkeiten. Mit Videos, Animationen oder Links zu weiterführenden Informationen gestalten Sie den Bericht interaktiv. Auch das Verteilen ist einfacher. Per E-Mail, Social Media oder über die Unternehmenswebsite machen Sie den Bericht Interessierten leicht zugänglich.
Denken Sie bei der Printversion zudem an umweltfreundliche Druckverfahren und nachhaltige Materialien, um auch hier Ihre Unternehmenswerte zu unterstreichen.
8. Verteilen und kommunizieren – der richtige Kanal
Nutzen Sie beim Veröffentlichen und Kommunizieren alle Ihnen zur Verfügung stehenden Kanäle: Schicken Sie den Bericht per E-Mail an Ihre Stakeholder, veröffentlichen Sie ihn auf Ihrer Website und teilen Sie ihn über Social Media. Auch eine Medienmitteilung kann sinnvoll sein, um auf den Bericht aufmerksam zu machen.
Sorgen Sie dafür, dass der Bericht leicht zugänglich ist und von den richtigen Personen gelesen wird. Denken Sie dabei immer an die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppen – ein Download-Link auf der Website ist praktisch, aber vielleicht möchten wichtige Investor:innen oder Partner:innen den Bericht lieber in gedruckter Form erhalten.
Fazit – gut geplant ist halb gewonnen
Das Erstellen eines Geschäftsberichts oder Jahresberichts ist ein umfangreicher Prozess, der sorgfältiges Planen und präzises Umsetzen erfordert. Mit einer klaren Zielgruppenanalyse, einer durchdachten Kommunikationsstrategie und einem professionellen Design stellen Sie sicher, dass Ihr Bericht seine formale Pflicht erfüllt und als wirkungsvolles Kommunikationsinstrument fungiert.
Brauchen Sie Unterstützung beim Erstellen Ihres Geschäftsberichts oder Jahresberichts? Wir von etextera sind gerne für Sie da. Ob Texte schreiben lassen, Grafikdesign oder Projektleitung des gesamten Berichts: Wir helfen Ihnen dabei, einen Bericht zu realisieren, der Ihre Ziele erreicht und Ihre Zielgruppen überzeugt. Kontaktieren Sie unsere Content-Agentur!
Texte mit echtem Impact: Seit dem Jahr 2010 arbeitet Ruth Hardegger-Wickli gemeinsam mit ihrem Team von topausgebildeten Texter:innen für namhafte Kunden aus vielen Branchen. Vom Blogartikel bis zu UX Writing, vom Geschäftsbericht bis zum SEO-Text: etextera schreibt, redigiert, korrigiert und übersetzt – und schafft Inhalte, die Zielgruppen überzeugen und begeistern.
