Ein gutes Briefing spart viel Geld – 6 Bausteine bringen es auf den Punkt

Ein Briefing ist die Basis, auf der eine Agentur denkt, plant und arbeitet. Je klarer und vollständiger diese Basis ist, desto gezielter und effizienter gestaltet sich die Zusammenarbeit. Ein gutes Briefing beantwortet die entscheidenden Fragen, nämlich:

• Was wollen wir erreichen?
• Wen wollen wir ansprechen? 
• Mit welcher Botschaft? 
• In welchem Rahmen?

Das klingt selbstverständlich, ist es oft aber nicht. In der Praxis fehlen häufig genau jene Angaben, die den Unterschied machen: eine realistische Zieldefinition, ein klares Bild der Zielgruppe(n), Angaben zu Budget und Zeitplan – sowie eine Vorstellung davon, wie Erfolg konkret aussieht.

Die 6 Bausteine eines starken Briefings

Was gehört zwingend in ein Briefing? Im Kern geht es um sechs Bereiche. 

1. Das Unternehmen:Wer sind Sie, wofür stehen Sie, wo stehen Sie im Markt?
2. Das Projekt: Was genau ist die Aufgabe, und was ist der Hintergrund?
3. Die Ziele: Was wollen Sie mit der Massnahme erreichen? Zum Beispiel: mehr Bekanntheit, mehr Anfragen oder ein neues Image? 
4. Die Zielgruppe: Wen sprechen Sie an, was weiss oder denkt Ihre Zielgruppe über Ihr Unternehmen?
5. Die Tonalität: Wie klingt Ihre Marke und wie sprechen Sie mit Ihrer Zielgruppe? Sind Sie seriös, frech, nahbar oder nüchtern? Gibt es Sprachregelungen oder Tabu-Wörter?
6. Der Rahmen: Budget, Zeitplan, bestehende Vorgaben aus dem Corporate Design sowie Bild- und Farbwelten und der Corporate Language.

«Viele Kunden haben oft ein zu abstraktes Bild der Zielgruppe», beobachtet Ruth Hardegger-Wickli, Geschäftsführerin von etextera. «Damit eine Massnahme wirklich wirkt, müssen wir wissen, wer konkret entscheidet und was diese Person beschäftigt.»

Der Teufel steckt im Detail

Die sechs Grundbausteine gelten für jedes Briefing. Was sich von Projekt zu Projekt unterscheidet, sind die fachspezifischen Anforderungen. «Für einen Magazinartikel brauchen wir andere Angaben als für einen Designauftrag», so Ruth Hardegger-Wickli.

Wer Texte in Auftrag gibt, sollte zusätzlich Angaben machen zu: 

• Textsorte wie Inserat, Medienmitteilung, PR-Artikel
• gewünschter Länge
• bestehenden Sprachregelungen oder Tabu-Wörtern
• SEO-Anforderungen
• dem Kanal wie Website, Newsletter, Magazin, Social Media

Bei Designaufträgen braucht es andere Informationen: 

• Print, digital oder beides?
• Formate und Auflösungen
• Corporate-Design-Vorgaben
• Farb- und Bildwelten
• Referenzdesigns als visuelle Orientierung
• technische Rahmenbedingungen wie Druckvorgaben oder Dateiformat

Ein Textbriefing ohne Angaben zur Textlänge und zum Kanal ist wie ein Designbriefing ohne Formatangaben. Man kann loslegen, aber das Ergebnis trifft meistens nicht.

Doch was, wenn das Ziel im Nebel liegt?

Nicht jedes Unternehmen kommt mit einem fertig ausgearbeiteten Briefing in die Agentur. «Ein gutes Briefing ist matchentscheidend», so Ruth Hardegger-Wickli. Aber oft wissen Unternehmen selbst nicht genau, was sie wirklich brauchen – und das ist gut so. «Wir stellen die richtigen Fragen, helfen, diffuse Vorstellungen zu schärfen, und bringen Struktur in das, was Unternehmen manchmal nur als Bauchgefühl mitbringen», sagt Ruth Hardegger-Wickli. Im direkten, persönlichen Austausch entsteht ein Briefing, das am Ende tragfähig ist.

Ein gutes Briefing spart Zeit, Nerven – und Geld

Ein klares Briefing unterstützt Agentur und Auftraggebende. Wer Ziele, Rahmenbedingungen und Erwartungen schriftlich festhält, schafft Verbindlichkeit und eine gemeinsame Basis, auf die man sich im Projektverlauf immer wieder beziehen kann. Ein Briefing ist das erste gemeinsame Gespräch darüber, was wirklich zählt. Wer sich diese Zeit am Anfang nimmt, vermeidet unnötige Korrekturrunden und Feedbackschlaufen im Verlauf des Projekts. Und das spart nicht nur Nerven, sondern auch Geld.

Möchten Sie wissen, wie Sie Ihr Briefing optimal gestalten? etextera hilft beim Strukturieren, stellt die richtigen Fragen – und schafft so von Anfang an Klarheit und Transparenz.

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